keskiviikko 11. huhtikuuta 2012

Outlook vähentää sähköpostiliikennettä

Johtoryhmä on päättänyt Outlook-kalenterin tulevan kaikille käyttöön. Sitä kautta sovitaan kokoukset ja tapaamiset. Tämä kuulemma vähentää merkittävästi sähköpostiliikennettä. Totta. Yksi Doodle-linkki onkin aiheuttanut paljon viestiliikennettä. Mutta miten ratkaistaan se, että tiedotteita pukkaa postiin liitteiden kera, edelleenkin. Tulee kaikenmaailman esityslistoja ja pöytäkirjoja suurella jakelulla. Liitteet täyttävät postilaatikkoni ja monen muunkin. Linkki olisi kevyempi. Pitäisikö tiedostohallinnalle tehdä jotain.

Kymmenen vuotta sitten Outlook-kalenterin tai Lotus Notesin käyttöönotto oli yritysmaailmassa merkittävä parannus. Silloin istuttiin työaikana pöytäkoneiden ääressä ja päivitettiin kalenteritietoja. Kyllähän tämä hallintohenkilöstöllä näin toimii nykyäänkin. Mutta mobiililaitteiden ja useiden toimipisteiden aikakaudella, haasteena on se, että kaikkien (äly)puhelimet eivät tue kalenterin katsomista päivittämisestä puhumattakaan.  Opetus näkyy edelleenkin lukujärjestyksestä ja ne tiedot varmasti siirtyvät automaattisesti Outlookiin.

Gmail ja Google-kalenteri näkyvät omasta henkilökohtaisesta älykännykästä ja ovat päivitettävissä missä tahansa mutta työpaikan Outlook kalentereineen ei näy työpaikan älykännykästä. Kotikoneelta kyllä, työkoneen lisäksi. Joten saamme siis töihinkin älykännykät. Mahtavaa.


2 kommenttia:

Kati kirjoitti...

Ymmärsinkö oikein? Muutosvastustaja minussa heräsi juuri nyt. Älykännykätkö koko henkilöstölle? Millä aikataululla tämä tapahtuu? Onko tämä nyt todella järkevin ratkaisu villiin sähköposteiluun? Rohkenen epäillä. Sorry!

Outi kirjoitti...

Eilen oli hyvä esimerkki kunnon postipaketista. Vahingossa lähetettyä markkinointiviestintää 630 kt:n kera koko henkilöstölle. Vai oliko? Kun miettii sitä miten monta kertaa se paketti liikkui verkossa, niin mahtoi sähköpostipalvelin hetken nikotella verkosta puhumattakaan. Itse kimpaannuin kun oma postini täyttyi kun olin juuri lähettämässä kiireellistä arviointia koskevaa viestiä. Niin, ongelmaksi koetaan hallinnossa kalenteriaikojen sovittelu sähköpostiviesteillä ja sehän ratkaistaan kalenterin käytöllä. Vaikka turhanpäiväinen liitetiedostoviestintä onkin mielestäni ongelma, niin helmiä ovat kuitenkin nämä vahingot.